Das können deine künftigen Aufgaben sein:
Im Mittelpunkt Deiner Tätigkeit steht die Führung, Koordination und langfristige Weiterentwicklung des Sekretariats. Ziel ist es, das Sekretariat strukturell, organisatorisch und qualitativ so aufzustellen, dass es den Anforderungen einer wachsenden, international tätigen Kanzlei dauerhaft gerecht wird.
Du übernimmst die fachliche und disziplinarische Leitung des Sekretariats-Teams, organisierst die Aufgabenverteilung, priorisierst die täglichen Arbeitsabläufe und stellst eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams sicher. Regelmäßige Teammeetings sowie Feedback- und Entwicklungsgespräche gehören ebenso zu Deinem Verantwortungsbereich wie die Motivation und Förderung der Mitarbeitenden.
Darüber hinaus verantwortest Du die Organisation und Steuerung des gesamten Büro- und Kanzleialltags. Hierzu zählen insbesondere die ordnungsgemäße Archivierung und Dokumentenablage, die Verwaltung von Akten und Fristen einschließlich Fristenkontrollen/Mahnwesen sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen für das gesamte Sekretariat.
Als zentrale Ansprechperson fungierst Du für interne und externe Anfragen und kommunizierst souverän mit Mandanten, Gerichten, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern. Du stellst die strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Post und E-Mails an die zuständigen Anwälte sicher. Du unterstützt die Anwälte organisatorisch und strukturell, insbesondere bei der Organisation und Koordination von Besprechungen, Telefonkonferenzen und Geschäftsreisen.
Zudem wirkst Du bei der Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen mit und stellst eine einheitliche, qualitativ hochwertige Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente, Verträge und Schriftsätze sicher.
Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt im Personalmanagement des Sekretariats. Du wirkst bei der Personalplanung und -entwicklung mit, organisierst Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen und begleitest die Rekrutierung neuer Mitarbeitender sowie deren strukturierte Einarbeitung.
Darüber hinaus bist Du für das Qualitätsmanagement und die kontinuierliche Optimierung interner Arbeitsprozesse verantwortlich. Du stellst die Einhaltung von Qualitätsstandards und Kanzlei-Richtlinien sicher, überwachst relevante Leistungskennzahlen und leitest geeignete Verbesserungsmaßnahmen ab.
Ergänzend übernimmst Du die Budget- und Ressourcenverantwortung für das Sekretariat, einschließlich der Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und technischer Ausstattung sowie der Kostenkontrolle und Optimierung von Ausgaben.
Auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und sonstiger rechtlicher Anforderungen fällt in Deinen Verantwortungsbereich. Du organisierst und kontrollierst datenschutzkonforme Prozesse und Abläufe.
Abgerundet wird Deine Tätigkeit durch die regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung sowie die Erstellung von Auswertungen, Reports und Analysen als Entscheidungsgrundlage.
Du übernimmst die fachliche und disziplinarische Leitung des Sekretariats-Teams, organisierst die Aufgabenverteilung, priorisierst die täglichen Arbeitsabläufe und stellst eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams sicher. Regelmäßige Teammeetings sowie Feedback- und Entwicklungsgespräche gehören ebenso zu Deinem Verantwortungsbereich wie die Motivation und Förderung der Mitarbeitenden.
Darüber hinaus verantwortest Du die Organisation und Steuerung des gesamten Büro- und Kanzleialltags. Hierzu zählen insbesondere die ordnungsgemäße Archivierung und Dokumentenablage, die Verwaltung von Akten und Fristen einschließlich Fristenkontrollen/Mahnwesen sowie die Koordination von Terminen und Besprechungen für das gesamte Sekretariat.
Als zentrale Ansprechperson fungierst Du für interne und externe Anfragen und kommunizierst souverän mit Mandanten, Gerichten, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern. Du stellst die strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Post und E-Mails an die zuständigen Anwälte sicher. Du unterstützt die Anwälte organisatorisch und strukturell, insbesondere bei der Organisation und Koordination von Besprechungen, Telefonkonferenzen und Geschäftsreisen.
Zudem wirkst Du bei der Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen mit und stellst eine einheitliche, qualitativ hochwertige Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente, Verträge und Schriftsätze sicher.
Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt im Personalmanagement des Sekretariats. Du wirkst bei der Personalplanung und -entwicklung mit, organisierst Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen und begleitest die Rekrutierung neuer Mitarbeitender sowie deren strukturierte Einarbeitung.
Darüber hinaus bist Du für das Qualitätsmanagement und die kontinuierliche Optimierung interner Arbeitsprozesse verantwortlich. Du stellst die Einhaltung von Qualitätsstandards und Kanzlei-Richtlinien sicher, überwachst relevante Leistungskennzahlen und leitest geeignete Verbesserungsmaßnahmen ab.
Ergänzend übernimmst Du die Budget- und Ressourcenverantwortung für das Sekretariat, einschließlich der Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und technischer Ausstattung sowie der Kostenkontrolle und Optimierung von Ausgaben.
Auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und sonstiger rechtlicher Anforderungen fällt in Deinen Verantwortungsbereich. Du organisierst und kontrollierst datenschutzkonforme Prozesse und Abläufe.
Abgerundet wird Deine Tätigkeit durch die regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung sowie die Erstellung von Auswertungen, Reports und Analysen als Entscheidungsgrundlage.